旅行の日程が決まらない時の対処法！幹事が知るべき5つのコツ
「みんなで旅行に行こう！」と盛り上がったものの、いざ日程を決めようとすると「いつがいい？」「その日はちょっと…」「う〜ん、どうしよう」と、なかなか決まらない経験はありませんか？
実は私も以前、大学のサークルで夏合宿を企画した際に大失敗をしました。「みんなの都合のいい日を教えて！」とLINEで呼びかけたところ、返事が来るのは半分程度。来た返事も「8月のどこかで」「お盆以外なら」といった曖昧なものばかり。結局、日程決定に2週間もかかり、その間に安い宿は満室になってしまい、予算オーバーの宿しか残っていませんでした。
しかし、5つの具体的なコツを実践することで、効率的に全員が納得する日程を決定することが可能です。この記事では、日程がなかなか決まらない時の効果的な対処法をお伝えします。
なぜ旅行の日程が決まらないのか？
日程が決まらない根本的な原因を見てみると、最大の問題は選択肢が多すぎることです。「いつでもいいよ」「都合のいい日を教えて」と言われても、参加者は逆に答えにくいものです。選択肢が無限にあると、人は決断を先延ばしにしてしまう傾向があります。
また、優先順位が不明確なことも大きな要因です。ある人は「安い時期がいい」と考え、別の人は「天気のいい時期がいい」と考える。この価値観の違いを整理せずに進めると、永遠に決まりません。
さらに厄介なのが情報不足です。「どこに行くかも決まってないのに、いつ行くかなんて決められない」「予算も分からないのに判断できない」という状況になりがちです。そして最終的に「誰が決めるの？」という決定権の所在も曖昧になってしまいます。
🤔 こんな状況、ありませんか？
「日程決定の迷宮」は、これらの要因が重なった結果として起こります。実は、これらの問題にはそれぞれ明確な解決策があります。重要なのは、全員が100%満足する日程を探そうとしないこと。現実的には、70〜80%の人が納得できる日程を効率的に見つけることが成功の秘訣です。
コツ1：選択肢を3-5個に絞る
「いつでもいいから都合のいい日を教えて」では、参加者は答えにくいものです。まずは幹事が現実的な候補日を3-5個に絞って提示しましょう。
候補日設定の基準
候補日を設定する際は、以下の基準を参考にしてください：
- 季節・天候：旅行先に適した時期を選ぶ
- 大型連休との関係：GW、お盆、年末年始など
- 参加者の特性：学生なら試験期間、社会人なら年度末など
- 宿泊・交通費：ハイシーズンを避ければ節約可能
- 間隔：連続する週末より、少し間を空けた方が良い
例えば、大学サークルの夏合宿なら「7月第2週末」「7月第4週末」「8月第1週末」「8月第3週末」といった具合に、テスト期間を避けて設定します。
💡 実践例：候補日の効果的な提示方法
LINEグループでの案内例：
「夏合宿の日程候補です！以下から都合の良い日程を教えてください」
- A案：7月20日（土）〜21日（日）
- B案：8月3日（土）〜4日（日）
- C案：8月17日（土）〜18日（日）
- D案：8月24日（土）〜25日（日）
○×△で回答してください！（複数選択可）
コツ2：「参加したい度」で優先順位をつける
単純な○×だけでなく、参加への意欲度も合わせて聞くと、より良い判断ができます。
意欲度による分類方法
参加者を以下のように分類して考えます：
- コアメンバー：企画の中心人物、絶対参加してほしい人
- レギュラーメンバー：普段よく参加してくれる人
- 時々参加の人：参加できれば嬉しい人
コアメンバーの参加率を最優先に考え、その上でレギュラーメンバーの都合を調整するのが現実的です。全員の都合を100%合わせようとすると、結果的に誰も参加できない日程になってしまうことがあります。
コツ3：期限を設けて判断材料を整理する
いつまでも検討していては決まりません。明確な期限を設けて、その時点での情報で判断することが重要です。
効果的な期限設定
期限は以下の要素を考慮して設定します：
- 宿泊施設の予約タイミング：人気の宿は早めの予約が必要
- 交通手段の確保：新幹線や飛行機の予約時期
- 参加者の都合確認期間：最低3-5日は必要
- 代替案検討の余裕：万が一の場合の調整期間
例えば、「1週間後の金曜日までに回答してもらい、土日で宿の予約を取る」というスケジュールで進めることができます。
⏰ 期限設定の告知例
「旅行の日程について、○月○日（金）夜9時までに回答をお願いします。それまでに集まった意見をもとに、週末に宿泊先を予約します。期限後の変更は難しくなるため、ご都合をしっかり確認してください。」
コツ4：部分参加や代替案も検討する
どうしても全員の都合が合わない場合は、柔軟な参加形態を検討することも大切です。
部分参加のパターン
以下のような参加方法を提案してみましょう：
- 日帰り参加：宿泊はできないが、日中だけ参加
- 途中合流：1日目は無理だが、2日目から参加
- 途中退場：最終日の午前中まで参加
- 現地集合・現地解散：交通手段は別々で現地で合流
完璧な全員参加にこだわりすぎず、「とりあえず決めて、動き出す」ことの方が重要な場合もあります。
コツ5：決定プロセスを透明にする
最終的な日程決定の際は、なぜその日程になったのかを参加者に説明することで、納得感を高められます。
決定理由の伝え方
以下のような情報を共有しましょう：
- 投票結果：各候補日への回答状況
- 決定の基準：参加人数、コアメンバーの都合など
- 検討した要素：宿泊費、天候、他のイベントとの兼ね合い
- 次善策：今回参加できない人への配慮
📊 決定通知の例文
「皆さんからの回答をもとに検討した結果、8月3日〜4日で決定します！」
- A案（7/20-21）：参加可能7名
- B案（8/3-4）：参加可能12名 ← 決定
- C案（8/17-18）：参加可能9名
- D案（8/24-25）：参加可能6名
最も多くの人が参加できるB案に決定しました。A案・C案・D案しか都合がつかない方も、部分参加など相談に乗りますので連絡ください！
それでも決まらない時の最終手段
上記の方法を試しても決まらない場合は、以下のアプローチを検討してください：
1. 旅行の規模を見直す
参加者が多すぎて調整が困難な場合は、小グループに分けて複数回実施することも一つの解決策です。
2. 旅行の形態を変更する
宿泊旅行から日帰り旅行に変更したり、遠方から近場に変更したりすることで、参加しやすくなることがあります。
3. 開催時期を再検討する
「今度の休み」にこだわらず、もう少し先の時期で調整することで、参加者の都合がつきやすくなる場合もあります。
デジタルツールの活用で効率化
これらのコツをより効果的に実践するために、適切なツールを活用することも重要です。
従来のLINEでの調整では、回答状況の把握や集計に時間がかかりがちです。日程調整に特化したアプリを使うことで、投票から集計まで自動化でき、幹事の負担を大幅に軽減できます。
💻 効率的な日程調整のために
より効率的に日程調整を行いたい方は、専用ツールの活用もおすすめです。例えば、Nowaアプリなら複数候補日の投票から結果集計まで自動化できます。
簡単な投票で日程を決定
まとめ：決断力と柔軟性のバランス
旅行の日程決めで最も重要なのは、決断力と柔軟性のバランスです。全員が100%満足する日程を見つけるのは現実的ではありません。
大切なのは、多くの人が参加でき、みんなが楽しめる旅行を実現することです。完璧を求めすぎず、「70点でも実行する」という心構えが、グループ旅行成功の鍵となります。
🎯 日程決定成功の5つのポイント
- 選択肢を絞る：3-5個の現実的な候補日を提示
- 優先順位をつける：コアメンバー優先で判断
- 期限を設ける：明確な決定タイミングを設定
- 柔軟性を持つ：部分参加や代替案も検討
- 透明性を保つ：決定プロセスを参加者に説明
これらのコツを実践することで、きっとスムーズな日程調整ができるはずです。参加者全員が「この旅行楽しみ！」と思える企画を目指しましょう。
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Nowa開発チームが、グループ旅行の日程調整に関する課題調査とAIを活用した情報収集をもとに、旅行幹事の方に効果的な日程決定の方法をお届けするために執筆しました。